Datovou schránkou se rozumí oficiální (zákonem stanovená) náhrada doručování v úředním styku. Oficiálněji řečeno je datová schránka elektronické úložiště, které je určeno k doručování a k provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci – schránku zřizuje a spravuje Ministerstvo vnitra.
Právnickým osobám (zapsaným v obchodním rejstříku) byly datové schránky zřízeny automaticky a přístupový kód přijde v dopise jejich statutárnímu zástupci. Rozesílání je postupné až do konce září, takže ne všem firmám vznikne nová povinnost hned v červenci. Fyzické osoby včetně podnikatelů mohou o zřízení schránky požádat dobrovolně, měli by ji získat zdarma do tří dnů. Jedním z cílů novinky je také zjednodušení doručování. Firmy se už nebudou moci vymlouvat, že písemnost z úřadu neobdržely.
Pro koho je datová schránka povinná
Datovou schránku začne povinně používat především veřejná správa, tedy státní úřady i místní samospráva (obce, kraje a soudy nemusejí začít už od července, protože nakonec získaly čas až do konce října).
Neznamená to ale, že by úřady začaly posílat dokumenty pouze v elektronické podobě i těm lidem, kteří přístup k internetu nemají U fyzických osob úřady upřednostní elektronickou formou jen tehdy, jestliže z aktuální databáze zjistí, že konkrétní člověk má zřízenou datovou schránku. Ostatním lidem budou nadále posílat klasické papírové dokumenty. Právnické osoby – tedy zejména obchodní společnosti včetně institucí jako třeba zdravotní pojišťovny - získají od července datovou schránku automaticky. Místo obálek s modrým pruhem pak bude pošta od úřadů chodit firmám přímo do této datové schránky. Právnické osoby ji tedy musejí používat povinně. Dokumenty začnou do schránky chodit ihned po jejím vzniku, nebude se tedy čekat na nějaké potvrzení (aktivaci) ze strany jednotlivých společností.
Není to e-mail ani archiv
Doručené zprávy zůstanou ve schránce až do okamžiku jejich vyzvednutí. Příjemce tak může i s velkým časovým odstupem zjistit, co všechno promeškal tím, že si schránku nevyzvedával. Dokument, který je dodán do datové schránky, je doručen okamžikem přihlášení do datové schránky oprávněnou osobou. Nepřihlásí-li se uživatel ve lhůtě 10 dnů ode dne, kdy byl dokument dodán do datové schránky, považuje se tento dokument za doručený posledním dnem této lhůty.
Pokud ve stanovené lhůtě nevyzvednete datovou zprávu z datové schránky z důvodu dočasné nepřítomnosti nebo z jiného vážného důvodu, můžete požádat o prominutí zmeškání úkonu (do 15 dnů ode dne, kdy překážka, která podateli bránila úkon učinit). Doručení dokumentu má stejné právní účinky, jako doručení do vlastních rukou. Zprávy, které si příjemce vyzvedl a prohlédl, však systém po devadesáti dnech automaticky smaže, proto je dobré zprávy archivovat. V tom se datová schránka liší od klasické e-mailové schránky, kde se vám smaže jen to, co sami určíte.
Abyste nemuseli kontrolovat datovou schránku každý den, může vám chodit upozornění o doručené zprávě na váš běžný e-mail. Půjde ale jen o avízo, nikoliv o samotnou zprávu. Rozdíl oproti e-mailu poznáte také v případě, když pošlete dokument nějakému úřadu. Přes datovou schránku nebudete moci přímo kontaktovat konkrétního úředníka, váš dokument přijde jen do jakési podatelny. Na druhou stranu však získáte potvrzení o doručení, které bude mít stejnou sílu, jako kdybyste dokument fyzicky odnesli na skutečnou podatelnu. Datová zpráva jako taková je jen obálka obsahující příslušnou elektronickou značku (e-razítko) a časovou značku. Obsahem zprávy jsou přílohy, zpráva tedy nemá žádné tělo jako e-mail.
www.datoveschranky.info