DMS řešení vyvinuté ve spolupráci s řadou zákazníků IFS nabízí vylepšené funkce navigace a vizualizace dokumentů, stejně jako jejich zdokonalené zabezpečení a kontrolu. Nechybí ani plná integrace se všemi aplikacemi sady Microsoft Office.
Zlepšování a zjednodušení postupů správy informací a dat se stává prioritou pro ty organizace, které hledají všechny prostředky, jak získat po odeznění recese konkurenční výhodu. Nové DMS řešení od společnosti IFS zjednodušuje proces a omezuje administrativní zátěž spojenou se správou velkých objemů dokumentace k rozsáhlým podnikovým projektům. Uchováváním všech dokumentů týkajících se zákazníků a dodavatelů v centrálním systém ERP mohou organizace rychle zlepšit přehled o datech a zvýšit produktivitu zaměstnanců, kteří budou mít možnost se v případě potřeby pohotově a jednoduše dostat k těm správným dokumentům.
PMC Servi, přední norský výrobce hydraulických systémů, je jedním z prvních zákazníků, kteří nasadili novou verzi Document Management systému od IFS do ostrého provozu. Torgeir Lindtveit, manažer ve společnosti PMC Servi, poznamenal: „Denně jednáme s velkým množstvím zákazníků a dodavatelů, a proto naše aplikace pro správu dokumentů musí být schopna jednak zvládat přísun dat souvisejících se všemi projekty, jednak také zaručovat k těmto informacím rychlý přístup. Když teď máme lepší přehled o dokumentech v organizaci, naši zaměstnanci se rychleji dostanou k nejnovějším, nejaktuálnějším záznamům a mohou pohotověji reagovat na požadavky zákazníků a dodavatelů.“
Document Management System od IFS se zdokonalenými funkcemi vizualizace dokumentů dynamicky zpracovává administrativní data. Zajišťuje, aby byly uživatelům předkládány pouze ty podklady, které se týkají jejich aktuálních pracovních potřeb. Irelevantní data jsou automaticky odstraňována ze zobrazení dokumentů na portálu, což zkracuje dobu potřebnou k nalezení potřebných dat a dokumentů na několik sekund. Uživatelé také mohou vůbec poprvé těžit z plné integrace se všemi aplikacemi sady Microsoft Office. To umožňuje uživatelům ERP pracovat v aplikaci, která jim nejlépe vyhovuje, neboť mohou přímo z aplikací Office kliknutím na jediné tlačítko zařazovat dokumenty do ERP systému.
Zdokonalený systém kromě toho umožňuje také uplatňovat zabezpečení dokumentů k jednotlivým projektům. Mnohé organizace v současné době přistupují k interním, zákaznickým a dodavatelským datům po sdílené síti bez řádného zabezpečení a tato data ukládají. Nový kontrolní bod zabezpečení v DMS IFS nyní umožňuje zpřístupnit interním i externím projektovým konzultantům dokumenty vztahující se k projektu, na kterém pracují. Všechna data mohou být připojena ke struktuře projektu, k obchodním objektům nebo zařazena do volně konfigurovatelné struktury složek s kontrolou nad revizemi, zálohováním, zabezpečením a plnou funkčností správy dokumentů.
Generální ředitel společnosti IFS Alastair Sorbie poznamenal: „Čím dál více společností podniká aktivní kroky ke zjednodušení administrativních postupů, aby tím uvolnily své personální zdroje a zvýšily tak efektivitu. Cílem IFS je nadále rozvíjet a zdokonalovat podnikové aplikace v souladu s požadavky svých zákazníků, kterým se tak otevře cesta k jednoduššímu, efektivnějšímu a konkurenceschopnějšímu podnikání.“
Z českých a slovenských zákazníků využívají IFS Document Management např. ARMATURY Group, I.D.C. Holding, JSP nebo Traťová strojní společnost. Více informací o řešení IFS pro jmenované české a slovenské zákazníky najdete zde.