Při rozvoji živnosti nebo malé firmy obvykle nastane okamžik, kdy už k dobrému přehledu o zaměstnancích, zakázkách a klientech nestačí tužka s papírem, šanony a tabulky v Excelu. Právě tehdy se často objeví myšlenka na pořízení prvního informačního systému, který by pomohl vnést do činnosti firmy řád, zefektivnil práci a v důsledku přinesl větší zisk. Je to krok správným směrem, ovšem rozhodování mezi různými alternativami bývá obtížné. Výběr toho správného systému totiž může ovlivnit efektivitu podnikání na pár let dopředu.
Užívání informačního systému nepatří jen k výsadám velkých společností. I majitelé malých firem a živnostníci potřebují mít dobrý přehled o svých zakázkách, klientech či zaměstnancích. Nabídka různých technických řešení na trhu je čím dál širší. Výběr toho správného by měl začít stanovením toho, jaké parametry má systém splňovat. Potřeby malých firem či živnostníků se přitom liší od potřeb velkých korporací. Poradíme vám, jaká kritéria při výběru informačního systému pro malou firmu zohlednit.
Přiměřenost rozsahu i potřeb
Vyberte si takový informační systém, který odpovídá rozsahu vašeho podnikání. Pro malou firmu nebo živnostníka nemá smysl vynakládat peníze a energii na zavedení robustního systému, jehož funkce a kapacitu nikdy plně nevyužije. Lépe se u nich uplatní přehledný systém se snadným a intuitivním ovládáním. Zároveň však myslete i na další možný rozvoj a růst vaší firmy a volte takový systém, který nabízí i rozšíření o další pokročilejší funkce, které v budoucnu budete možná potřebovat. Vaše volba se také musí odvíjet od toho, na co chcete informační systém využívat a v čem vám má pomoci.
Cloudové řešení a dostupnost odkudkoliv
Takzvaný cloud computing patří k aktuálním trendům v informačních technologiích. Pokud zvolíte systém s cloudovým řešením, nemusíte investovat do vlastního serveru. Ušetříte za technické vybavení a zbavíte se starostí s údržbou. Systém totiž poběží na profesionálně zabezpečených a kontinuálně dostupných serverech dodavatele. „Výhodou cloudového řešení je možnost připojit se k systému z jakéhokoliv počítače a díky mobilním aplikacím i z mobilu či tabletu. Podnikatelé a živnostníci obvykle tráví mnoho času na cestách, a tak si potřebují udržet přehled nad zakázkami a statistikami i mimo kancelář. Díky mobilní aplikaci mají přístup k datům své firmy prakticky odkudkoliv," uvedl Jiří Halousek, ředitel společnosti IReSoft, která vyvinula informační systém IZIO specializovaný na potřeby malých firem.
Důležité funkce
Nový informační systém by měl plnit všechny funkce, které jsou podstatné pro chod vaší firmy. Na trhu je sice mnoho nástrojů, které řeší jednotlivé agendy, ale jejich využíváním nikdy nebudete mít všechny informace na jednom místě. A tak se snadno ztratí úkol či se zapomene na termín některé ze zakázek. Základem úspěšného podnikání je především efektivní komunikace a dobrý přehled o zaměstnancích i zakázkách. Právě to by vám měl informační systém umožnit. Měl by poskytnout informace o tom, které zakázky jsou ziskové nebo ztrátové a kolik pracovního času si vyžádaly. Vhodný informační systém vám může pomoci také při řízení vztahů s klienty a dodavateli, umožní evidenci veškerých nákladů a přenese vás přes problémy s fakturami. Data zadaná do systému by pak měla být k dispozici v podobě statistických a manažerských výstupů, které vám pomůžou objasnit pravdu o fungování vašeho podnikání a výkonech vašich zaměstnanců.
Jednoduché ovládání a přehlednost
Informační systém musí rychle pochopit a dobře zvládnout nejen majitel firmy, ale také jeho zaměstnanci, kteří jej budou denně využívat. Proto je nutné hledat takový produkt, jehož ovládání je jednoduché a intuitivní. Nemá totiž smysl pořizovat systém, který nahání zaměstnancům hrůzu.
Jeho implementace by mohla funkčnost firmy spíše ochromit, než posunout dál. Systém by měl být přehledně členěn podle jednotlivých funkcionalit, a umožňovat tak snadnou orientaci. V neposlední řadě by informační systém měl mít dobře vyřešenou instalaci, kterou jste schopni zvládnout sami bez administrátora nebo IT specialisty.
Náklady na pořízení systému
Netřeba zdůrazňovat, že pro živnostníka či malou firmu je cena velmi podstatným kritériem. Neměla by však být kritériem jediným. Při výběru se orientujte také podle reputace dodavatele a zkušeností zákazníků, kteří mají podobné potřeby a nároky. „Rozpočet malé firmy už není při pořizování prvního informačního systému překážkou. Například základní verzi systému IZIO lze pořídit zcela zdarma. Zájemci se musí pouze registrovat přes internet a stáhnout si instalační balíček. V základní verzi je pak možné systém bezplatně využívat bez časového omezení," sdělil Michal Hochman, produktový manažer informačního systému IZIO.